Forskningsrådet i førersetet med kunstig intelligens

Regjeringen har som mål om at 80 % av offentlig sektor skal bruke KI-teknologi løpet av 2025. Forskningsrådet har fått en ekstra milliard for å satse på KI-prosjekter og forbedre kapasiteter over hele Norge. Med betydelige midler til rådighet for KI-investeringer, var det viktig for Forskningsrådet å selv være i forkant og bygge kompetanse gjennom egen bruk av KI. De valgte derfor implementering av Microsoft Copilot ved hjelp av Crayons konsulentselskap, Puzzlepart.

Forskningsrådets ansatte har tidligere brukt gratis KI-tjenester for tekstbehandling. De innså raskt behovet for en sikker og integrert KI-løsning som kunne strømlinjeforme arbeidsflyter, samtidig som den overholdt GDPR-regelverket.
Ledergruppen i Forskningsrådet besluttet å satse på Microsoft Copilot, og de ønsket å tilgjengeliggjøre tjenesten på tvers av hele organisasjonen. Ambisjonen var å oppnå effektiviseringsgevinster ved å automatisere enkelte arbeidsprosesser, og øke produktiviteten ved å bruke Copilot som et støtteverktøy for mer komplekse oppgaver som dataanalyse og saksbehandling.

En betrodd samarbeidspartner

Sikkerhet var en kritisk faktor, spesielt for å sikre GDPR-samsvar. For å sikre en trygg og vellykket implementering, vendte Forskningsrådet seg til Puzzlepart, et konsulentselskap eid av Crayon, som de allerede hadde et godt samarbeid med fra tidligere prosjekter.

Vi har alltid vært fornøyd med leveransene fra Puzzlepart. De er fremoverlent og ligger i forkant med tanke på kunnskap. Det var derfor helt naturlig å ta kontakt med Puzzlepart for utrulling av Microsoft Copilot.

Jim Leine, Spesialrådgiver og teamleder for Digital arbeidsplass, Forskningsrådet.

Puzzlepart ble involvert for å bistå med implementering, med et spesielt søkelys på sikkerhetsopplæring.

Opplæringen Puzzlepart ledet inkluderte dedikerte kurs og en lanseringskampanje gjennom e-poster og nyhetsartikler. I tillegg bisto de med ideer til en ressursside på Forskningsrådets intranett, som fungerte som et oppslagsverk for de ansatte. Sikkerhetskursene ga blant annet innsikt i filklassifiseringer, tilgangsstyring av filer, følsomhetsetiketter på dokumenter og opprydning i filstruktur. 

• Mange av våre ansatte ble definitivt mer bevisste på fildeling og tilgangsstyring, og det oppstod flere aha-opplevelser. Informasjonen var svært nyttig for våre ansatte, fortsetter Leine.

I tillegg til sikkerhetsopplæringen, har Puzzlepart også avholdt rene Copilot-kurs, som fokuserte på hvordan man kan utnytte tjenesten i ulike applikasjoner som Word, Excel og PowerPoint. Kursene var ikke obligatoriske, men var veldig populære blant de ansatte som ønsket å lære mer om verktøyet.

Økt effektivitet med Microsoft Copilot

Forskningsrådet har utført en nullpunktsmåling for å vurdere dagens bruk av verktøyet og forventninger til Copilot. Målet er å kunne effektivisere diverse oppgaver og prosesser ved hjelp av Copilot. En ny måling skal utføres om et halvt år for å evaluere den faktiske effekten. Allerede nå ser de indikasjoner på gode resultater.

Det var «enkelt» å komme i gang, takket være omfattende opplæring fra Puzzlepart. Copilot har blitt tatt i bruk på tvers av hele organisasjonen, og allerede nå opplever vi økt effektivitet i enkelte arbeidsprosesser og større forståelse blant brukerne for hvordan de kan dra nytte av verktøyet.

Jim Leine, Spesialrådgiver og teamleder for Digital arbeidsplass, Forskningsrådet.

Administrativt personale bruker det til dokumentbehandling og automatisering av oppgaver, mens enkelte tekniske roller som saksbehandlere bruker det til mer komplekse oppgaver som analyse og rapportgenerering.

Forskningsrådet har også etablert en egen promptbank på intranettet hvor brukerne kan søke etter forslag til prompts. Dette har vært en stor gevinst for organisasjonen og har gjort det enklere for brukerne å finne relevant informasjon.

Jim Leine trekker frem hvordan Puzzlepart har tatt hensyn til hele prosessen fra implementering til bruk, og mener det har vært avgjørende for å sikre suksess og brukertilfredshet.

• Puzzlepart er fremoverlente. Den dag i dag mottar vi fortsatt råd og tips fra konsulentkontakten vår Rolf Vlietman, selv også når vi ikke har bedt om det. Det setter vi stor pris på!

Konsulent Rolf Vlietman har satt stor pris på samarbeidet:

• Å få lov til å samarbeide med Forskningsrådet og å hjelpe dem i gang med en så spennende og ny teknologi har vært veldig spennende og lærerikt. Det er litt sånn når man jobber med ny teknologi og nye mennesker, man lærer av hverandre, og sammen blir vi bedre til å utnytte teknologien til å jobbe for oss, sier Rolf Vlitman.

Fremtidsplaner og muligheter med Microsoft Copilot

Forskningsrådet ser frem til nye muligheter i nær fremtid med integrasjonen av Copilot Studio og den kommende lanseringen av chatbot-teknologi. Dette vil tilby økte muligheter for automatisering og prosessforbedring. De fortsetter å utforske hvordan Copilot og andre teknologier kan innlemmes for å forbedre tjenestene sine ytterligere.

Vi har kommet et godt stykke på vei, men dette er et kontinuerlig arbeid. Regelmessige opplæringsøkter er planlagt videre, og et superbrukerforum er i ferd med å bli etablert for å gi pågående støtte, noe Puzzlepart selvfølgelig er involvert i. Vi kan ikke hvile på laurbærene, nå er det fullt fokus fremover.

Jim Leine, Spesialrådgiver og teamleder for Digital arbeidsplass, Forskningsrådet.

Prosjektoppsummering

• Forskningsrådet har valgt Microsoft Copilot for å forbedre effektiviteten og sikkerheten i sine arbeidsprosesser.
• Med Puzzlepart, konsulentselskapet i Crayon, som partner har de utviklet en ny policy for bruk av KI-teknologi og gjennomført omfattende opplæring for de ansatte.
• Økt bevissthet og effektivitet, samt forbedret samarbeid mellom ulike avdelinger.
• Forskningsrådet fortsetter arbeidet med ytterligere forbedringer med Copilot Studio og chatbot-teknologi, og de arbeider kontinuerlig med å utvikle og forbedre sine tjenester.

Utfordringer

• Bruk av gratis KI-tjenester, noe som skapte behov for en sikker og integrert KI-løsning som overholder GDPR-regelverket.
• Sikkerhet og GDPR-samsvar krevde utvikling av en ny policy for bruk av KI-teknologi, inkludert tilgangskontroll og informasjonsklassifisering.
• Omfattende opplæring for de ansatte var nødvendig for å sikre trygg bruk av KI-teknologien og øke bevisstheten om fildeling og tilgangsstyring.
• Effektivitsering av arbeidsprosesser: Ønske om å oppnå betydelige effektivitetsgevinster ved å automatisere arbeidsprosesser og øke produktiviteten.

Resultater

• Utvikling av en ny policy for bruk av GPT-teknologi og gjennomføring av omfattende opplæring i sikkerhet og bruk av Copilot.
• Økt bevissthet og effektivitet blant de ansatte, samt forbedret samarbeid mellom ulike avdelinger.
• Etablering av en prompbank på intranettet for å gjøre det enklere for brukerne å finne relevante prompts.
• Strømlinjeformet operasjon med forbedret samarbeid mellom ulike avdelinger.