Crayon Consulting logo

Styrket prosjektstyring med bedre dokumentkontroll

FSubsea har sammen med Crayon Consulting laget en ny løsning for dokumentstyring i Office 365 der er å forenkle arbeidsprosesser knyttet til dokumenthåndtering.

FSubsea

Lesetid: 3 min

Fraktbåt på havet ved oljeplatform i solnedgang

Dokumenthåndtering med NORSOK-standard og arbeidsflyt

FSubsea har utfordret offshore pumpemarkedet med disruptiv teknologi siden 2013. Selskapet bygger videre på mer enn 34 års erfaring fra Fuglesangs AS, og har som mål å gi de mest robuste styringssystemene for pumping og forsegling blant undervannsgruvedrift, offshore, marine og spesialprosessmarkedet.

I samarbeid med FSubsea har Crayon Consulting laget en ny løsning for dokumentstyring i Office 365. Målsetningene med prosjektet har vært å forenkle arbeidsprosesser knyttet til dokumenthåndtering, samtidig som å følge NORSOK standarder for dokumentasjon og arbeidsflyt.

Løsningen for dokumentstyring har gitt oss en forbedret kontroll på alle ulike typer arbeidsdokument i våre prosjekter og en kontrollert godkjenningsprosess.

Solfrid Kolby

VP QHSE, HR & Supply Chain , FSubsea

Hva lagde vi?

  • Dokumentstyring basert på NORSOK-standard for Office 365
  • Tilknytning mellom dokumenter med unike identifikasjonsnummer
  • Egne skreddersydde prosjektområder
  • Arbeidsflyt for godkjenningsprosesser
  • Funksjonalitet med mulighet for tilbakestilling av godkjenninger
  • Knytning mellom arkitekttegninger og prosjektområder
  • Ulike søkesider for enkelt å kunne identifisere data
  • Håndtering av dokumentmaler og automatisk populering av innhold
  • Migrering av innhold til ny struktur

Hva oppnådde vi?

  • Kunden får god oversikt over alle dokumenter
  • Prosjektportaler med støtte for NORSOK
  • Fremdriftsoversikt både internt og fra underleverandører
  • Enklere og mer oversiktlig arbeidsprosess for godkjenninger
  • Sikre unike identifikasjonsnummer for dokumenter
  • Godkjenning av alle statusendringer
  • Full dokumenthistorikk uavhengig av dokumentstatus
  • Spore relasjoner mellom komponent og tilhørende dokumenter
  • Rapportering av fremdrift fra prosjektområder
  • Enklere gjenfinning av eksisterende data og innhold
  • Oversiktlig malhåndtering og automatisk populering av innhold

Hva sier kunden?

Forprosjektet og løsningsbeskrivelsen ga oss ett godt grunnlag for hovedprosjektet. Crayon Consultings konsulenter var dyktige og utfordret oss på å tenke nytt for å unngå spesialløsninger som kan skape problemer ved kommende oppdateringer fra Microsoft.

Rapporteringen underveis i prosjektet fungerte bra og vi hadde hele tiden god kontroll over arbeidsoppgavene.

Løsningen for dokumentstyring har gitt oss en forbedret kontroll på alle ulike typer arbeidsdokument i våre prosjekter og en kontrollert godkjenningsprosess. Statusrapportene som genereres gir oss en rask oversikt over fremdriften i prosjektene. Oppbygningen av prosjektets Master Document List (MDL) og personlige visninger av denne listen har gitt økt brukervennlighet.