Ny dataplattform gir bedre innsikt i forretning for Sintef

SINTEF, et av Europas største forskningsinstitutter, utfører hvert år flere tusen oppdrag for store og små bedrifter.

Med store mengder data og mange kilder så konsernet et økende behov for et verktøy for å gi bedre innsikt i egen forretning og støtte rapportering på alle nivåer med best mulig ledelsesinformasjon.

Løsningen ble innføring av en moderne dataplattform for å samle, analysere og visualisere data på en effektiv og brukervennlig måte. Det har SINTEF lykkes med.

Mer tid til strategiske oppgaver

Satsingen på innsikt og analyse ledes av Kristian Waldal, konsernkontroller i SINTEF:

— Manuelle prosesser med å innhente, sjekke og verifisere data og kilder for så å presentere dem pent og forståelig er svært tidkrevende. Nå tilbyr vi effektivt beslutningsunderlag og bedre beslutningsstøtte fra en felles plattform for forretningsdata. Dermed kan flere bruke tiden på det som er strategisk viktig, sier Waldal.

Med én kilde til sannheten er manuelle og tidkrevende prosesser redusert på tvers av SINTEF:

Hackaton ga stor tillit

SINTEF ønsket en partner med solid fagkompetanse på innsikt og analyse til å implementere den nye dataplattformen. For å vurdere leverandørene fikk Waldal tips om å prøve en ny tilnærming:

— Jeg ble anbefalt å kjøre et hackaton. Finalistene fikk en teknisk oppgave som de skulle løse sammen med oss, og presentere for en jury i SINTEF. Det var veldig artig og verdifullt for både oss som kunde og de to mulige leverandørene, selv om det innebar en del arbeid, sier han.

Waldal fremhever prosessen som svært god for å forstå hvordan selskapene jobbet, deres arbeidsfilosofier, og for å avdekke ulikheter mellom teamene:

— Det ble lett å se hvor gode begge teamene var, og hvor riktig de tenkte da de skulle løse oppgaven. Crayon Consulting gjorde et solid inntrykk med dyktige konsulenter og sterk fagkompetanse. De demonstrerte god forståelse for oppgaven, en metodisk tilnærming som bygget tillit og utnyttet tiden til å bygge et rammeverk som de kunne ta med seg direkte inn i prosjektet om de skulle vinne, sier Waldal. Power BI som visualiseringsverktøy

I den nye løsningen brukes Power BI som visualiseringsverktøy, Microsoft Azure for integrasjon av data og datakilder. Tilgangen i dataplattformen er styrt på radnivå basert på identitet og rolle.

SINTEF satte selv premissene for hvilken teknologi det skulle satses på

Effektiv presentasjon av god styringsinformasjon

De første rapportene bygget på økonomitall. Deretter gikk SINTEF videre med data knyttet til sykefravær og timeanalyse. Den innledende målgruppen var konsern- og linjeledelse til avdelingsledernivå. Da nedstengningen av samfunnet inntraff i mars 2020 kunne SINTEF raskt utstyre linjeledere med god styringsinformasjon. I tillegg ble egne «verste fall»-analyser presentert med Power BI:

— Vi delte raskt viktig styringsinformasjon med ledere, deriblant analyser av timebruk, som er svært viktig i en prosjektbasert organisasjon som vår. Fokus var da på å støtte linjeledelsen med økonomitall og timeanalyser. Selv om vi driver med forskning, så lever vi av timeføring, sier Waldal. Dette var verdifullt i en vanskelig tid, sier han.

I dag har alle ansatte i SINTEF tilgang til løsningen. Gjennom «Min oversikt» får den enkelte presentert informasjon knyttet til egen timeføring, lønnsutvikling og ferieoversikt. Ledere ser den samme informasjonen på ulike nivåer av organisasjonen. Prosjektledere har enkel tilgang til egne prosjekt og prosjektrammer. Det fremstilles også egne oversikter for økonomisk oppfølging av labene.

— Vi har kommet et godt stykke på veien, men det ligger fortsatt mange gode analyser og venter på oss, samt enda bedre utbredelse i organisasjonen. Det er noe vi kommer til å jobbe med i tiden som kommer.

Verdifull måling av kjønnsbalansen

Andre prioriterte tall er kundetilfredshetsindikatorer, og rapporter knyttet til bærekraft. SINTEF inngår i mange verdikjeder, bransjer og kompetanseområder og har i sin konsernstrategi forpliktet seg til alle de 17 bærekraftsmålene. Samtidig er det klart at SINTEF leverer mer på noen mål enn andre:

— Med løsningen kunne vi raskt analysere og visualisere hvordan omsetningen vår fordeler seg i forhold til FNs Bærekraftsmål, noe som er viktig å dele siden vi forsker for å skape et bedre samfunn.

Mangfold og god kjønnsbalanse er essensielt i SINTEF for å levere på de store samfunnsutfordringene. For å finne målrettede tiltak, rette opp skjevheter, og gripe muligheter for utvikling har konsernet gjort et viktig grep med å kartlegge status på kjønnsbalansen i detalj på ulike nivå og i ulike deler av organisasjonen. Statusbildet har så blitt lagt til grunn for å definere ambisiøse og realiserbare mål for stegvis utvikling av kjønnsbalansen på ulike områder:

— Det har vært svært nyttig for oss å ha et godt verktøy for kartlegging og beskrivelse av status. Dette gir legitimitet og forståelse blant medarbeidere og ledere i en kunnskapsorganisasjon med stor respekt for fakta og tall. Det at vi har konkretisert våre ambisjoner i konkrete måltall har også gitt tillit til at vi mener alvor, sier Ingeborg Lund, Sjef for lederutvikling i SINTEF.

Godt samarbeid med Crayon Consulting

Med den nye dataplattformen har SINTEF fått bedre rapportering på alle nivåer og bedre innsikt i forretningen. Godt lagarbeid og tilgang på riktig kompetanse har vært viktig for suksessen:

"Samarbeidet med Crayon Consulting har vært knallbra. Konsulentene er faglig sterke, og hyggelige å jobbe sammen med. De har tatt stort eierskap til oppgaven og utfordringene. Konsulentene utfordrer når de må, og tør å stille de riktige spørsmålene. Det er også en fordel at Crayon Consulting har tung kompetanse på nye teknologier som AI og maskinlæring som vi kan dra nytte av etter hvert som vi blir klare for det. Vi valgte riktig partner," sier Waldal.